Utilização:
O Gratuito (Parceiro de Negócios) é utilizado principalmente utilizado onde há movimentos de estoque sem cobrança de valores contra o cliente, o caso vale por exemplo para remessas de demonstração, doações, brindes, conserto entre outras.
Funcionalidade:
Nos documentos de marketing existe, uma coluna para o processo de Gratuito(vide print a seguir):
Coluna “Gratuito (Parceiro de Negócios)” que para a funcionalidade da mesma existem algumas configurações necessárias:
- Na “Determinação de Conta do Razão”, na aba “Estoque”(seta 1), existem duas lacunas (seta 2):
a) Conta de venda gratuita
b) Conta de compra gratuita
MPORTANTE: Caso sejam informados em “Conta de venda gratuita” a mesma conta contábil que será determinada para “Receita” no caso de venda, o SAP Business One verifica se haverá diferença entre débito e crédito e contabiliza somente a diferença, caso não haja diferença entre o valor que seria contabilizado a crédito na “Receita” e o valor que seria contabilizado a débito na “Conta de venda gratuita” NENHUMA contabilização para estas contas será realizada.
O uso destas contas está relacionado a contabilização da contrapartida da “receita” no caso de vendas ou contrapartida da “despesa” no caso de operações de compras, para esclarecer:
-> Normalmente quando uma venda é realizada, ocorre a contabilização a débito na conta contábil do ativo para “Contas a receber” e sua contrapartida a crédito em “Receita”.
Caso a “flag” ou “checkbox” chamada “Gratuito (parceiro de negócios)” localizada nas linhas (conteúdo) esteja ativada no documento de venda “Nota fiscal de saída” o SAP Business One realiza a contabilização a débito na “Conta de venda gratuita” (neste caso, esta conta pode ser uma “Redução da receita”, “Despesa” ou “Custo” ficando a critério do contador a escolha) que tem como sua contrapartida a crédito na conta de “Receita”, ou seja, não contabilizando “Contas a receber nacionais”:
* Em uma operação de compra o equivalente será realizado com a configuração determinada para “Contas a pagar nacionais” vs. “Conta de compra gratuita”.
Caso o cliente utilize determinações de contas avançadas, sera necessário preencher essas lacunas através da determinação avançada
2. Configuração de “Gratuito (parceiro de negócios)” através da “Utilização”:
Para facilitar a operação do sistema com esta configuração no cadastro da “Utilização” é possível que o SAP Business One ative automaticamente o “checkbox – Gratuito (parceiro de negócios)” quando a respectiva utilização for informada nas linhas, sendo esta opção similar a configuração que já existia relacionado ao “Só imposto”.
Funcionamento na prática:
Fazendo um lançamento normal:
Para realização dos testes, foram criadas 4 (quatro) regras avançadas de determinações de contabilização:
- Na linha 1 em operações com o produto “A00001” a contabilização da “Receita” e da “Venda gratuita” sejam registradas na mesma conta, desta forma não havendo diferenças não haverão contabilizações nestas contas.
Realizando uma “Nota Fiscal de Saída” com a opção “Gratuito (parceiro de negócios)” ativada, para o item A00001 usando a mesma conta em “Receita” e “Gratuito”:
- Na linha 2, nas operações com o produto “A00002” sejam registradas contas diferentes uma para a “Receita” e a outra como uma “redutora da receita” que por sua vez recebe um débito na contabilização resultante.
Realizando uma “Nota Fiscal de Saída” com a opção “Gratuito (parceiro de negócios)” ativada, para o item A00002 usando uma conta em “Receita” e em “Gratuito” um conta de “Redução de receitas”:
- Na linha 3, determinado que nas operações com o produto “A00003” que a contabilização à debito na “Conta de venda gratuita” ocorra em uma conta da gaveta “Despesa”
Realizando uma “Nota Fiscal de Saída” com a opção “Gratuito (parceiro de negócios)” ativada, para o item A00003 usando uma conta em “Receita” e em “Gratuito” um conta da gaveta “Despesas”:
- Na linha 4, a determinação de venda gratuita para o produto “A00004” faz um lançamento à débito em uma conta de custo (esta determinação pareceu algo ilógico, mas coloquei de qualquer forma) e para este caso não teremos exemplos.
IMPORTANTE: Cabe destacar que as determinações das linhas 2, 3 e 4 no que tangem a funcionalidade do SAP Business One e o recurso de “Gratuito (parceiro de negócios) fazem a mesma coisa, que é um débito, a diferença esta nas contas informadas, uma como “redução da receita”, outra como “despesa” e a última como “custo”.
Permissões:
Em “Autorizações gerais” na árvore de “Vendas” foi criada uma nova permissão “Gratuito (PN)” esta permissão possui duas opções “Autorização total” ou “Sem autorização”, caso a opção escolhida seja “Sem autorização” o usuário não poderá “ativar” a flag “Gratuito (parceiro de negócios)” de forma manual, sendo obrigatório o uso desta funcionalidade somente através da seleção de uma “Utilização” que esteja configurada para “Free of charge”.
Erro que pode ser gerado pelo uso da Flag “Gratuito (parceiro de negócios)”:
Documento foi inserido com um lçto.contábil manual vazio [Mensagem 3530-10]
Solução:
Existe um "Bug" ou diria não foi implementada a possibilidade de gravar NF de Entrada ou NF de Saída, sem que se gere pelo menos uma contabilização, como por exemplo estoque ou imposto, caso não exista nada a contabilizar é um padrão do SAP não aceitar (entendo que no caso do Gratuito, o cenário pode ocorrer) mas deveria aceitar. Ou seja o erro provavelmente esta ocorrendo, pois o item que esta sendo utilizado na NF não esta marcado como item de estoque e consequentemente não esta gerando nenhuma contabilização, coisa que atualmente o SAP ainda não permite.
Utilizar na entrada ou saída um item que esteja marcado para movimentar estoque.